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組織診断ツール・組織サーベイとは?活用の流れやオススメのツールを紹介!

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労働力人口の減少や採用競争が激しくなっていることを背景に、組織診断ツール・組織サーベイを活用した組織作りに力を入れる企業が増えています。

今回は、これからツールの選定や見直しを行おうという方向けに、組織診断ツール・組織サーベイの活用目的や目的を達成するためにオススメの組織サーベイツール、実際の活用の流れや注意点を紹介します。

組織診断ツール・組織サーベイとは?

センサス パルスサーベイ 違い

企業が自社の離職対策や働きやすい組織作り、モチベーションを向上させることを目的に、組織における現状や理想像、またそのギャップから問題点を可視化し、適切な施策を選定するための調査するアンケートツールを指します。

組織診断ツールや組織サーベイの中には、調査の頻度に合わせて大きく「センサス」と「パルスサーベイ」の2種類に分かれます。
短期間で繰り返し数問の質問に答える簡易的な調査の「パルスサーベイ」や組織と従業員の関係性や満足度について様々な領域や様々な角度から多面的に回答をすることでより幅広く答えてもらったり、問題の原因を特定する調査を「センサス」と言います。

幅広くかつ根幹の課題を発見する「センサス」

「センサス」とは、和訳する実態調査、一斉調査という意味で、よく知られている4年に1度実施される国勢調査も「センサス」に該当します。

従業員に組織との関係性や満足度を様々な項目・様々な角度から回答してもらうことで、組織において幅広く状態が可視化されることや問題の原因を深く特定したり、部署毎や拠点毎、年齢毎のデータが可視化されます。

「センサス」では、様々な項目や角度から調査を行うために、アンケートの設問数は多くなるため従業員の負担は増えてしまいますが、それだけ多くのデータを集めることができ、組織の課題を発見しやすくなります。

短い頻度で定点観測を行う「パルスサーベイ」

「センサス」に対して、「週に1回」「隔週に1回」など短い期間で繰り返し簡易的な調査をするアンケートを「パルスサーベイ」と言います。

「パルス」とは和訳すると極めて短い時間に繰り返し流れる電流や電波のことを意味し、「パルスサーベイ」は同様に従業員の状況を繰り返しチェックする目的で実施されます。

「パルスサーベイ」は短い期間で定期的に実施することもあり、人事や集計担当者が毎回集計や分析をするよりも、何か重大なアラートを検知する目的で実施する企業が多く、問題が発生したことにすぐに気づき、対策を行うことが可能です。

組織診断ツール・組織サーベイの目的と代表的なツール

組織診断ツール・組織サーベイは、労働力人口の減少や採用競争率が激化していることに伴って人材の重要性が高まっていることや、働き方改革が進んでいるもののまだまだ長時間労働や多忙な状況は変わっておらずメンタルヘルスやフィジカルヘルスでケアが必要な状態になる問題が増加していることを背景に、問題解決のため導入する企業が増えています。

活用する目的と目的にあったオススメのツールを紹介します。

生産性の向上を目的にした組織診断/サーベイツール

まず1つ目は、会社の業績や生産性を向上させるために従業員のモチベーションの部分に特化して調査を行うという目的でアンケートを実施するものです。

ベンチャー企業など非連続的な成長を目指す企業であれば、従業員のモチベーションの源泉を調査し、そこの部分を強化することで、成長に大きく寄与されることが考えられます。

生産性の向上にオススメのツール:モチベーションクラウド

人材定着・離職率の改善を目的にした組織診断/サーベイツール

2つ目は、会社の土台作り・着実な成長や安定した組織運営をするために組織の「ハイジーンファクター(衛生要因)」に着目してアンケートを実施するというものです。

ある程度組織も大きくなってきて組織の仕組み化や働きやすい組織作りを目指す企業が活用することが多く、人材定着や離職率の改善に大きく寄与することが考えられます。

人材定着・離職率の改善にオススメのツール:ハイジ

従業員の課題を素早く検知を目的にした組織診断/サーベイツール

3つ目は、短い期間で繰り返しアンケートを実施し、従業員のアラートに素早く気づけることを目的に実施するという目的です。

組織全体での課題を発見し問題を解決するアプローチではなく、従業員1人1人の回答を把握しアラートにすぐ気づいて対処することで組織と個人の関係が深刻な状況になる前に解決の打ち手を打つことができます。

従業員の課題を素早く検知するのにオススメのツール:エモーションテック

【オススメツールまとめ】

  • 生産性の向上:モチベーションクラウド
  • 人材定着・離職率の改善:ハイジ
  • 従業員の課題を素早く検知:エモーションテック

組織診断のフレームワーク

従業員満足度のアンケートの項目例

組織診断を実施する目的やデータの活用方法によって、組織診断の設問設計やフレームワークは異なります。

組織サーベイツールの『ハイジ』では、

  • 人材定着における課題を可視化するため
  • 生産性の向上を妨げる要因を特定するため
  • 人事施策の効果測定を行うため

という目的を達成するために、独自の調査を行い、測定すべき15項目を定めました。

組織診断ツール・組織サーベイの活用の流れ

組織診断ツール・組織サーベイの活用の流れ

組織診断ツール・組織サーベイは、アンケートを実施して終わりではなく、それぞれの目的を達成することがゴールです。

一般的に以下のような流れで組織診断ツール・組織サーベイを活用していきます。

1.分析を元にした調査項目の設計

アンケートを実施した後に自社の目的に基づいて分析や施策の選定を実行するためにも、調査項目を設計する必要があります。

ハイジでは定点観測を行うためや他社比較ができるようにアンケートの質問項目を一定にしておりますが、より企業様が分析しやすいように分析項目の単位はカスタマイズできるようになっております。

2.アンケートの実施・データの収集

従業員の方にアンケートに答えてもらいます。

ハイジでは、スマートフォンやパソコンで回答ができる他、メールアドレスを持っていない従業員の方には紙での回答ができるように対応をしています。

3.アンケートデータの分析

2のアンケートで答えてもらった内容を元に、組織/個人の良い部分や課題を分析を行い、定量的にどこにどのような問題があるのかを可視化します。

4.課題の原因調査

アンケートのデータ分析の結果、組織/個人の課題の背景を推測することやヒアリングを行ったり追加で詳細の原因を特定するアンケートを実施することで、根本の原因を特定します。

ここのステップを飛ばして施策の選定を行ってしまうと、根本の課題が解決されないといった事態になってしまう可能性があります。

5.原因の対策施策のリストアップと実行

4で見つけた/考えられる原因を解決するための対策・施策のリストアップを行います。

解決のためには長期間かかるものや複数の施策を同時に実行すべきものも考えられるため、一度リストアップした上で「実施するインパクト」「必要なお金」「必要な時間」などを元に、施策を選定し、実行していきます。

6.アンケートの実施・データの収集

施策を実行して終わりではなく、その施策を実行したことで課題は解決したのか、どれくらい数字に影響があったのかの効果測定および、組織/個人の良い部分や課題の再調査を行いましょう。

そこで課題が見つかれば、4に戻り課題の発見と対策を繰り返していきます。

組織診断ツール・組織サーベイを活用する際の注意点

組織診断ツールや組織サーベイを活用する上での注意点が3つあります。

1.従業員アンケート実施前に目的を伝える

いきなりアンケートが開始されると従業員の方もびっくりしてしまいますので、何を目的に実施するのか、アンケート結果をどのように活用するのかを事前に共有しましょう。

事前に目的を伝えることで、従業員の方々も真摯に受け止めて回答する可能性が高くなりますので、納得感のある説明を行うことでより目的が達成されやすくなります。

2.定期的に調査を実施する

アンケートは実施してデータを集めて終わりではなく、前の段落で説明したようにデータを元に分析を行い課題を特定して施策を実行すること、そしてそれを繰り返すことが重要です。

1回やったきりで終わりではなく、自社のツール導入の目的を達成するために定期的に繰り返し実施しましょう。

3.アンケートの回答が業務の負担にならないように配慮する

パルスサーベイであればアンケートの頻度が高いことや、センサスであれば1回の回答に時間がかかってしまうため、1ヶ月の中で忙しいタイミングを避けることや、1年間の中で繁忙期は避ける・日程を調整するなどで業務の負担にならないように配慮しましょう。

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自社の課題に合った組織診断ツール・組織サーベイを活用し、生産性の向上や離職率の改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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