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【完全版】テレワーク導入の手順やポイント、メリットを紹介

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働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大防止のためにテレワークの導入や移行を考えていらっしゃる方向けに、導入のメリットや想定される課題、導入手順・ポイントを紹介します。

テレワークとは

テレワークとは、「tele=離れた場所」「work=働く」という意味を組み合わせた造語で、情報通信技術(ICT)を活用することで、時間や場所の制約を受けない働き方です。

テレワークは働き場所によって

  • 在宅勤務
  • モバイルワーク(移動先、移動の合間等での仕事)
  • サテライトオフィス勤務

の3つに分けられます。

テレワーク導入のメリットや効果

テレワークを導入することで企業としては大きく3つのメリットや効果が考えらます。

優秀な人材の採用

一般的な会社であれば働く場所や時間が決まっており、その労働条件で働けない人は、他の会社で働くしかありません。
どんなに優秀な人でも労働条件が合わなければ働くことができませんので、時間や場所に関わらず働ける制度があるのは、優秀な人材の採用に繋がる可能性が高くなります。

人材の定着・離職防止

急に育児や介護、通院などの必要があり、これまでと同じ労働条件で働けないとなった場合は、条件の合う他の会社に転職する必要があります。
しかし、テレワークや時短勤務制度など働きやすい環境を提供することで、離職の原因が解消され、人材の定着や離職防止に繋がります。

生産性の向上・業務の効率化

自宅や移動先・移動中などに働けることで隙間時間にタスクを消化できたり、自分の落ち着く場所で仕事ができるので、生産性の向上が期待できます。
在宅勤務であれば、自宅と会社の往復の移動時間も削減されますので、その分働ける時間が少し長くなったり、移動の負担なくリラックスして仕事に取り組めるなどのメリットがあります。

テレワークのデメリットや課題とのその解決方法

テレワークの導入にはツールの導入やルールの整備などが不可欠です。
具体的にどのようなデメリットや課題があって、それはどうすれば解決できるのかを紹介します。

セキュリティー関連のリスクが高まる

テレワークの実施にあたり、きちんと対策をしていないと
「コワーキングスペースでパソコンを開いたまま離席した際に操作される・盗難される」「無料wifiに繋いでしまい、不正なアクセスを受ける・情報を盗まれる」などの
事件や事故が発生する可能性も0とは言い切れません。

リモート実施にあたり、セキュリティー関連の事件や事故を起こさないためにも

・パソコンの盗難に遭うのを防ぐなどの物理的なセキュリティー対策
・無料wifiには接続しないなどのルールによるセキュリティー対策
・パソコンの画面の指紋認証や二段階ログインなどの技術的なセキュリティー対策

の3つの対策を行いましょう。

コミュニケーションの機会の減少

オフィスであれば、上司や同僚にも話しかけやすく共有や相談などをこまめに行えますが、テレワークになってしまうと、近くに上司や同僚はいないので、コミュニケーションを取れる機会を定期的・意識的に設ける必要があります。

・朝会/昼会/夕会などの定例の会議をWeb会議システムで実施する
・チャットツールで積極的に反応を示す
・テキストでのやり取りが難しいものはWeb会議を実施する

などと意識的に機会を設けると共に、従業員全員がコミュニケーションをより意識して取るよう促進しましょう。

勤怠管理が難しくなる

オフィスに出社する訳ではないので、顔を合わせる機会がないと、その人がそもそも始業しているのかや何をしているのかが分かりにくくなります。

そこで、テレワーク実施中の勤怠管理は、

・クラウドの勤怠管理ツールを導入する
・カレンダー共有ツールを導入し、誰が何をやっているのか可視化する
・始業/終業時、休憩開始/終了時にチャットツールやメールで共有する

などの取り組みで課題を解決することが可能です。

テレワーク導入ガイドラインとポイント

テレワーク導入チェックリスト

テレワークの導入の手順(ガイドライン)とそれぞれのポイントを紹介します。

<導入手順>
1.テレワーク導入の目的の明確化
2.テレワーク実施の対象者の選定
3.テレワーク実施に向けたルールの整備・セキュリティ対策
4.テレワーク実施に必要なツールの導入
5.従業員へのテレワーク導入の計画の共有
6.テレワークの導入開始
7.テレワーク実施の評価/調査

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1.テレワーク導入の目的の明確化

なぜテレワークを行う必要があるのか、どのような効果を見込むのかというのを会社視点と従業員視点の双方から考え、明確にしましょう。

2.テレワーク実施の対象者の選定

テレワークを実施するにあたり、全員を対象とするのか特定の拠点や部署、業務のみを対象にするのかをそれぞれの特定を踏まえて選定しましょう。
その際に、その対象の方にとってはどのようなメリットやデメリット/懸念があるのかを一緒に考えると、対象者を絞る際の基準となります。

3.テレワーク実施に向けたルールの整備・セキュリティ対策

前述の通り、テレワーク実施に伴い、セキュリティーや勤怠管理方法、コミュニケーションなど多くの問題を事前に予防する必要があります。
同時にテレワークの実施に当たっては、就業規則とは別に、在宅勤務の条件や期間・時間・場所などを定めた「在宅勤務制度に関する就業規則」が必要となります。

4.テレワーク実施に必要なツールの導入

テレワークの実施に伴い、

・社内でコミュニケーションを取るためのチャットツール
・顧客との打ち合わせを実施するためのWeb会議システム
・勤怠情報を入力するための勤怠管理ツール

などを整備する必要があります。

5.従業員へのテレワーク導入の計画の共有

テレワーク導入の準備が完了したら、従業員の方向けに説明を行いましょう。
その際に、導入の目的や対象者、期間、見込んでいるメリットなどの計画も合わせて説明することでより納得を得られた上で、テレワークへの移行ができると思われます。

6.テレワークの導入開始

従業員の方への説明が終わったら、計画した日からテレワークを導入し、定められたルールが守られているか、きちんと開始されているかを確認しましょう。

7.テレワーク実施の評価/調査

テレワークを導入して一定の期間が経過したら、目的や見込んでいた効果がどう進捗しているか評価/振り返りを行いましょう。

組織サーベイツールの「ハイジ」は無料で執務環境やチームワーク、メンタルヘルスなどの満足度を調査できます。

従業員のアンケートが可視化された課題を元に、ルールや導入するツールの見直し/改善を行なっていき、会社・従業員双方にとって良い環境を整えていきましょう。

テレワーク導入の支援や助成金まとめ

テレワークの導入にあたり、

・厚生労働省
・経済産業省
・東京都

では、助成金や補助金を制度として用意しています。

詳細は、下の記事をご覧ください。

【2020年版】テレワークの導入を支援する助成金や補助金まとめ

テレワークを導入し、会社・従業員双方にメリットがある運用に!

最近は、新型コロナウイルスの感染拡大防止のためにテレワークに移行している企業やこれから移行を始める企業も多いと思います。

テレワークの導入は導入までも非常に大変ですが、実施し始めてからもアンケートを実施し課題を解消し続けることで、会社・従業員双方にメリットが生まれます。

ハイジは、「無料」でアンケートの実施・システムでの結果の確認が可能ですので、ぜひテレワークの導入と合わせてご活用ください。

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